Kierownik Referatu:
Wojciech Wolder
pok. 5, tel. 23 661 10 91 wew. 15
Zastępca Kierownika Referatu:
Anna Zielaskiewicz
- Kancelaria ogólna - Hol, tel. wew. 10
- Oświata, Kultura i Sport - pok. 3, tel. wew. 13
- Promocja - pok. 15, tel. wew. 25
- Biuro Rady Gminy - pok. 15, tel. wew. 25
Do zadań Referatu Organizacyjnego należą sprawy:
- z zakresu promocji Gminy w szczególności:
- gromadzenie informacji o Gminie, przygotowywanie materiałów promujących Gminy, prowadzenie kroniki, opracowywanie materiałów do prasy,
- nawiązywanie, utrzymywanie i rozwój współpracy z miastami, regionami i z zagranicą,
- przygotowywanie pism okolicznościowych, zaproszeń, dyplomów na potrzeby Urzędu Gminy,
- podejmowanie inicjatyw wydawniczych dotyczących Gminy,
- podejmowanie działań mających na celu promocję zadań/inwestycji realizowanych przez Gminę, promocję gospodarczą Gminny,
- współpraca z zakładami i przedsiębiorstwami z terenu Powiatu płońskiego w zakresie promocji,
- koordynacja i współorganizowanie imprez kulturalnych i sportowych w Gminie,
- reprezentowanie Gminy na targach, wystawach, konferencjach,
- przygotowywanie wniosków aplikacyjnych do konkursów regionalnych i ogólnopolskich,
- prowadzenie spraw dotyczących używania godła, herbu, pieczęci, tablic urzędowych,
- współpraca przy prowadzeniu strony internetowej oraz profilu Gminy Baboszewo,
- wydawanie zezwoleń na imprezy masowe.
- z zakresu oświaty, kultury i sportu w szczególności:
- koordynowanie prac związanych z zakładaniem, prowadzeniem, przekształcaniem i likwidacją szkół podstawowych, gimnazjów oraz przedszkoli na terenie Gminy,
- ustalanie granic obwodów dla szkół publicznych,
- prowadzenie ewidencji placówek publicznych i niepublicznych oraz prowadzenie nadzoru w zakresie działalności administracyjnej placówek oświatowych oraz koordynowanie zagadnień dotyczących zajęć pozalekcyjnych, nadzór nad realizacją zajęć pozalekcyjnych w ramach projektów, porozumień, umów zawieranych między jednostkami,
- koordynowanie prac związanych z awansem zawodowym nauczycieli, uczestniczenie w komisjach dotyczących postępowania kwalifikacyjnego nauczycieli,
- zatwierdzanie rocznych projektów organizacyjnych placówek, dla których Gmina jest organem prowadzącym,
- koordynowanie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym kadry kierowniczej, nauczycieli i administracji placówek oświatowych,
- przygotowywanie i nadzorowanie organizacji konkursów oraz prowadzenie spraw związanych z powierzaniem stanowisk kierowniczych w placówkach oświatowych, przygotowywanie opinii o pracy dyrektorów placówek w zakresie należącym do organu prowadzącego,
- prowadzenie spraw dotyczących zapewnienia odpowiedniej formy kształcenia dla dzieci posiadających orzeczenie poradni psychologiczno-pedagogicznej,
- prowadzenie spraw dotyczących realizacji obowiązku szkolnego,
- organizacja i nadzór dowozu dzieci do szkół,
- przygotowywanie projektów regulaminów, uchwał, zarządzeń wynikających z przepisów (np. regulamin wynagradzania nauczycieli),
- prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem młodocianych,
- realizacja zadań w zakresie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym oraz motywacyjnym,
- organizowanie i prowadzenie działalności kulturalnej na terenie Gminy, współpraca z Gminną Biblioteką Publiczną, prowadzenie rejestru instytucji upowszechniania kultury,
- prowadzenie rejestru instytucji kultury,
- planowanie perspektywicznego rozwoju kultury i turystyki oraz współdziałanie w gospodarowaniu środkami budżetowymi przeznaczonymi na przedmiotową działalność,
- koordynowanie zadań związanych z krzewieniem kultury, kultury fizycznej, sportu i turystyki w gminie,
- nadzorowanie spraw wynikających z ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej i ustawy o kulturze fizycznej,
- koordynowanie potrzeb lokalnych dotyczących działalności klubów sportowych,
- wnioskowanie w sprawach inwestycji, remontów i budżetów placówek oświatowych, dla których gmina jest organem prowadzącym oraz dla instytucji kultury i sportu,
- wnioskowanie w sprawach odznaczeń, nagród i wyróżnień pracowników placówek oświatowych oraz pracowników, działaczy kultury i sportu oraz twórców kultury,
- prowadzenie zagadnień dotyczących ochrony zdrowia, profilaktyki zdrowotnej, zwalczania chorób zakaźnych, współdziałanie z samodzielnym niepublicznym zakładem opieki zdrowotnej,
- prowadzenie ewidencji zabytków,
- planowanie, organizowanie, prowadzenie zajęć kulturalno-oświatowych z dziećmi i młodzieżą,organizowanie czasu wolnego dzieci i młodzieży,
- działania profilaktyczne mające na celu zapobieganie niedostosowaniu i sieroctwu społecznemu,
- u dzieci i młodzieży oraz zapewnienie pomocy rodzicom mającym poważne trudności w sprawowaniu opieki i wychowaniu dzieci.
- współpraca z organizacjami pozarządowymi i zlecanie zadań z zakresu działalności pożytku publicznego,
- kontrola prawidłowości wydatkowania dotacji z zakresu działalności pożytku publicznego oraz prowadzenia właściwej dokumentacji pod względem finansowym zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie
- z zakresu spraw organizacyjnych w szczególności:
- prenumerata czasopism, publikatorów aktów prawnych, druków, formularzy oraz wydawnictw zawodowych dla pracowników,
- obsługa sekretariatu Wójta, w tym prowadzenie rejestru interesantów Wójta,
- zamawianie, rejestracja i nadzór nad pieczęciami urzędowymi,
- obsługa łączności telefonicznej i faksowej, obsługa centrali telefonicznej,
- obsługa kancelarii ogólnej, przyjmowanie, wysyłanie korespondencji wpływającej do Urzędu i wypływającej z Urzędu, prowadzenie dziennika podawczego, obsługa pocztowa,
- przeglądanie i dekretowanie korespondencji w razie nieobecności Sekretarza Gminy,
- zapewnienie bieżącej i pełnej informacji na tablicach ogłoszeń,
- udzielanie informacji dotyczących funkcjonowania Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy, miejsca i sposobu załatwiania spraw w Urzędzie,
- zapewnienie dostępu do informacji publicznej, prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej i nadzór nad ich obsługą w porozumieniu z referatami,
- bieżąca aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej oraz strony internetowej www.gminababoszewo.pl
- współpraca z referatem Gospodarki Komunalnej w zakresie administrowania budynkiem Urzędu,
- planowanie realizacji wydatków związanych z funkcjonowaniem Urzędu, analiza kosztów funkcjonowania, zaopatrywanie w niezbędny sprzęt, materiały biurowe i kancelaryjne, środki czystości, prowadzenie gospodarki drukami formularzami,
- prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta jako Kierownika jednostki,
- prowadzenie rejestru skarg i wniosków, dokonywanie ich kwalifikacji, przekazywanie właściwemu merytorycznie referatowi w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w porozumieniu z Sekretarzem Gminy,
- organizacja i nadzór nad gospodarką samochodami służbowymi i autobusami szkolnymi,
- zapewnienie warunków sanitarnych, socjalnych, utrzymanie czystości i porządku w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd.
- W zakresie obsługi informatycznej Urzędu Gminy wykonuje zadania w szczególności:zapewnia sprawne funkcjonowanie infrastruktury informatycznej w Urzędzie, obsługę serwisową i archiwizowanie danych,
- zapewnia wsparcie techniczne pracowników Urzędu w celu zapewnienia sprawnego działania kserokopiarek, centrali, sieci telefonicznej, monitoringu, sprzętu komputerowego,
- zabezpiecza dostęp do sprzętu informatycznego oraz pomieszczeń przed nieuprawnionym dostępem osób nieuprawnionych, kradzieżą, uszkodzeniem,
- zapewnia antywirusowe zabezpieczenia sprzętu komputerowego,
- zapewnia nadzór nad wdrażaniem systemów informatycznych, modułów i programów, archiwizuje dane, koordynuje realizacją zadań w systemie informatycznym na poszczególnych stanowiskach pracy, prowadzi prace nad uruchomieniem i rozbudową sieci informatycznej,
- zapewnia dostęp do strony internetowej Gminy, biuletynu informacji publicznej, poczty służbowej,
- dba o sprzęt komputerowy i jego zgodne z przeznaczeniem wykorzystywanie na poszczególnych stanowiskach pracy,
- prowadzi instruktaż pracowników Urzędu z zakresu obsługi programów i urządzeń komputerowych,
- gromadzi i prowadzi rejestr licencji programów komputerowych,
- wnioskuje o zakup sprzętu komputerowego, urządzeń sieciowych i oprogramowania oraz nadzoruje prawidłowe wykorzystanie sprzętu, zgłasza wnioski o likwidację sprzętu komputerowego i urządzeń sieciowych
- wdraża i monitoruje politykę bezpieczeństwa informacji w porozumieniu z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,
- zarządza siecią komputerową - utrzymuje sieć komputerową w sprawności, zabezpiecza sieć wewnętrzną przed niepowołanym dostępem z zewnątrz,
- wdraża aplikacje, implementuje nowe technologie informatyczne.
- W zakresie obsługi Rady Gminy i jej Komisji oraz jednostek pomocniczych gminy w szczególności:
- prowadzenie spraw w zakresie zapewnienia obsługi Rady, przygotowanie we współpracy z właściwymi merytorycznie referatami lub/i jednostkami, materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na jej posiedzenia i obrad tych organów,
- dostarczanie radnym materiałów na sesje i komisje,
- protokółowanie sesji, posiedzeń komisji, pomoc radnym w sprawowaniu mandatu, prowadzenie ogólnie dostępnego zbioru uchwał Rady Gminy oraz przepisów gminnych, prowadzenie pełnej dokumentacji pracy Rady i jej Komisji, prowadzenie ewidencji interpelacji i wniosków oraz prowadzenie spraw związanych z interpelacjami, wnioskami i zapytaniami radnych,
- obsługa transmisji online z sesji Rady Gminy, obsługa głosowania imiennego,
- kompletowanie dokumentacji przekazanej przez wnioskodawców pod obrady Rady oraz przekazywanie uchwał, opinii, wniosków pracownikom zobowiązanym do ich realizacji oraz organom nadzoru i do publikacji,
- prowadzenie rejestru uchwał Rady,
- organizowanie wyborów ławników,
- obsługa dyżurów Przewodniczącego oraz spotkań radnych z wyborcami,
- wykonywanie czynności związanych ze współdziałaniem Rady z organami władzy państwowej, organami innych jednostek samorządu terytorialnego, organizacjami społecznymi, politycznymi, samorządowymi, związkami zawodowymi,
- prowadzenie spraw związanych z obsługą jednostek pomocniczych gminy,
- prowadzenie rejestru interesantów Przewodniczącego Rady,
- wykonywanie poleceń Przewodniczącego Rady.
- Z zakresu obsługi kadrowej w szczególności:
- prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych oraz pracowników jednostek zatrudnionych w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych, staży,
- organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,
- prowadzenie ewidencji udzielanych przez Wójta pełnomocnictw, upoważnień,
- prowadzenie całości dokumentacji z zakresu planowania i wykorzystania przez pracowników urlopów wypoczynkowych, w tym prowadzenie ewidencji urlopów okolicznościowych, bezpłatnych, wychowawczych,
- ewidencjonowanie czasu pracy pracowników,
- prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych dotyczących używania przez pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy pojazdów do celów służbowych,
- przygotowywanie materiałów dotyczących podejmowania czynności z zakresu prawa pracy,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- kompletowanie wniosków emerytalno – rentowych,
- organizacja i prowadzenie naborów na wolne stanowiska pracy w Urzędzie,
- prowadzenie i ewidencjonowanie delegacji służbowych pracowników,
- współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizacji robot publicznych, prac interwencyjnych, staży oraz prowadzenie w tym zakresie dokumentacji,
- pozyskiwanie funduszy z Krajowego Funduszu Szkoleniowego,
- opracowywanie sprawozdawczości GUS o stanie zatrudnienia,
- prowadzenie zakładowej działalności socjalnej w zakresie określonym odrębnym regulaminem
- prowadzenie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników, koordynowanie obowiązków pracodawcy w zakresie bhp i ppoż